Ley 1581 de 2012 – Protección de Datos Personales en el Ámbito Estético

La Ley 1581 de 2012, sancionada el 17 de octubre de 2012, establece disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia. Esta ley tiene como objetivo desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

Ámbito de Aplicación

Artículo 2º: La presente ley es aplicable al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.

Esta ley se aplica a todas las entidades, públicas o privadas, que realicen el tratamiento de datos personales, incluyendo los centros de estética, clínicas de belleza, spas y demás establecimientos que manejen información personal de sus clientes.

Definiciones Clave

Artículo 3º: Para los efectos de la presente ley, se entiende por:

Dato personal:

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Tratamiento:

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Responsable del Tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Encargado del Tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Titular:

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Principios para el Tratamiento de Datos Personales

Artículo 4º: En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán los siguientes principios:

• Legalidad en materia de Tratamiento de datos:

El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

• Finalidad:

El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

• Libertad:

El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.

• Veracidad o calidad:

La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Transparencia:

En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Acceso y circulación restringida:

El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución.

• Seguridad:

La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Confidencialidad:

Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información.

Derechos de los Titulares

Artículo 8º: El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Tratamiento de Datos Sensibles

Artículo 6º: Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

• El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad.

Aplicación en el Ámbito Estético

En el contexto de los centros de estética, clínicas de belleza y spas, el tratamiento de datos personales es una actividad común y necesaria para la prestación de servicios. Sin embargo, es fundamental que estos establecimientos cumplan con las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 para garantizar la protección de la información personal de sus clientes.

Algunos aspectos clave a tener en cuenta son:

• Obtención de autorización:

Antes de recolectar cualquier dato personal, es necesario obtener la autorización previa, expresa e informada del titular. Esta autorización debe ser documentada y almacenada para su posterior consulta.

• Finalidad del tratamiento:

Los datos personales deben ser recolectados con fines específicos y legítimos, como la prestación de servicios estéticos, y no deben ser utilizados para otros fines sin el consentimiento del titular.

• Seguridad de la información:

Se deben implementar medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales contra su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Derechos de los titulares:

Los clientes tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, así como a revocar la autorización otorgada para su tratamiento en cualquier momento.

Obligaciones de los Responsables del Tratamiento

Artículo 17: Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten como Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

La Ley 1581 de 2012 establece un marco normativo claro y detallado para la protección de los datos personales en Colombia. Para los profesionales y establecimientos del sector estético, es esencial comprender y aplicar estas disposiciones para garantizar la privacidad y seguridad de la información de sus clientes, así como para cumplir con las obligaciones legales y éticas en el manejo de datos personales.